Bando di gara: come gestirlo per garantire qualità?

Con l’inizio di un nuovo anno scolastico i docenti si impegnano a concordare la programmazione annuale nella quale le gite e i viaggi di istruzione sono parte di rilievo per coniugare il valore pedagogico dell’inclusione e l’acquisizione di competenze trasversali in un’ottica di arricchimento culturale e crescita personale.

In quest’ottica i docenti elaborano gli obiettivi e progettano gli itinerari ponendo particolare cura al significato dell’incontro, alla curiosità verso il bello, alla scoperta dei processi.

Per raggiungere al meglio questi obiettivi quale modo migliore se non attraverso attività esperienziali che coinvolgano in prima persona i ragazzi, e che gli facciano vivere un’esperienza consapevole e unica?

Quando si passa alla fase organizzativa però si rischia di rimanere imbrigliati nella complessità burocratica:

• Bando di gara per scegliere l’agenzia o il trasporto
• criteri di scelta che influenzano le decisioni
• risultati che non sempre corrispondono alle aspettative

Il meccanismo è molto regolamentato. Ma come assicurarsi che le esigenze dei docenti siano effettivamente salvaguardate? Agendo consapevolmente, nel rispetto della normativa:

• i docenti dovranno dettagliare con precisione la proposta sottolineandone gli aspetti peculiari e qualitativi che ne caratterizzano l’essenza irrinunciabile
• il dirigente scolastico, con lo staff di direzione, accoglierà  la proposta dei docenti ed elaborare un bando in cui emergano chiaramente gli elementi di qualità e unicità perché “pertinenti alla natura singolare dei servizi in oggetto valorizzandoli attraverso un’attenta specificazione relativa alla loro ponderazione” (art. 83 D.Lgs. 163/2006).

La realizzazione dei bandi di gara per le gite scolastiche richiede un processo ben strutturato e attento ai dettagli. Ecco una guida su come potreste procedere con la stesura:

• Definizione degli obiettivi: prima di tutto, stabilite gli obiettivi dell’uscita. Questi potrebbero includere scopi educativi, esperienze culturali, attività ricreative, ecc. 

Porre chiarezza su questi obiettivi aiuterà a determinare il tipo di uscita e le caratteristiche di cui avete bisogno e permetterà ai possibili candidati di capire l’affinità con la richiesta.

• Determina i dettagli: come sappiamo molto bene, i dettagli contano, anzi sono cruciali, per cui non dimenticatevi di includere informazioni come la destinazione, la durata, le date proposte, il budget approssimativo e il numero di partecipanti.
• Selezione del servizio: è importante realizzare il bando in base al servizio di cui fate richiesta; se utilizzerai un’agenzia specializzata per l’organizzazione del viaggio o se intendi cercare fornitori (trasporti, alloggi, guide, ecc.) la struttura del bando e le informazioni da fornire sono differenti.
• Struttura del Bando: Il bando dovrebbe includere:
  • Introduzione e scopo: spiegazione breve del contesto e scopo dell’uscita in giornata o del viaggio di più giorni.
  • Descrizione dei servizi richiesti: specificare sempre i servizi richiesti, come trasporti, alloggi, guide turistiche, pasti, attività programmate, ecc.
  • Criteri di valutazione: dettagliate i criteri che saranno utilizzati per valutare le proposte.
  • Requisiti tecnici e qualitativi: elencate eventuali requisiti tecnici o qualitativi che i fornitori devono soddisfare.
  • Scadenze: indicate le date limite per la presentazione delle offerte.
  • Contatti: anche se può sembrare scontato ricordatevi di fornire sempre i contatti per eventuali domande o chiarimenti.
• Aspetti legali: in fin dei conti si tratta di un atto pubblico, e come tale bisogna assicurarsi che il bando rispetti le leggi e le normative in vigore per gli appalti pubblici o le acquisizioni di servizi. 
• Pubblicazione: arrivati al momento della pubblicazione anche questo punto va svolto in modo adeguato. Potreste farlo attraverso il sito web della scuola, pubblicazioni locali, portali di appalti pubblici, ecc.
• Valutazione delle offerte: man mano che ricevete le candidature raccogliete e valutate le offerte ricevute dai fornitori. È importante valutare ogni offerta in base ai criteri stabiliti nel bando.
• Selezione del fornitore: una volta selezionato il fornitore che meglio soddisfa i requisiti e i criteri stabiliti, questo va informato per poi procedere con i dettagli contrattuali.
• Contrattazione e gestione: il fornitore c’è, non resta con contrattare i dettagli vari e procedere con la pianificazione finale dell’uscita. Assicuratevi che tutti i dettagli siano chiari e documentati nel contratto.

Assicurati sempre di rispettare le leggi locali e le normative quando organizzi gite scolastiche e redigere i bandi di gara. Inoltre, risulta utile coinvolgere attivamente chiunque parteciperà all’uscita, insegnanti, personale scolastico e, se possibile, anche gli studenti, nella pianificazione e nell’organizzazione del viaggio, così da soddisfare le richieste e le necessità di tutti.